Thiết Kế Cơ Bản Cho IM Văn Phòng
Hiện tại, đa số các nền tảng IM (trò chuyện tức thời) đều được thiết kế dựa trên nguyên tắc “cuộc hội thoại” - nơi nhiều người có thể tham gia vào một nhóm trò chuyện giống như phòng chat. Khi một người tham gia vào nhóm, họ chỉ có thể xem được các tin nhắn được gửi từ thời điểm tham gia trở đi. Một số nền tảng còn rút gọn cả cuộc đối thoại hai người thành mô hình giống như vậy, dù có thể xử lý riêng biệt để tối ưu hiệu suất.
Giao diện người dùng của các nền tảng này thường bao gồm một “danh sách cuộc trò chuyện” gồm danh bạ liên lạc, các nhóm chat… Khi người dùng chọn một mục trong danh sách, họ sẽ vào xem lịch sử trò chuyện và tiếp tục nhắn tin. Đây chính là logic sử dụng phổ biến hiện nay.
Tuy nhiên, theo tôi, cách thiết kế này không phù hợp với môi trường làm việc văn phòng. Khác với môi trường xã hội cá nhân, tập thể văn phòng là một cộng đồng gắn kết đặc thù. Ví dụ, bạn không thể chặn đồng nghiệp nhắn tin, cũng không từ chối nhận thông báo công ty hay từ chối kết nối với người cùng công ty. Các cuộc thảo luận dự án cũng không nhất thiết phải bí mật đến mức ngăn cản đồng nghiệp phòng bên nghe lỏm. Và dĩ nhiên, bạn hiếm khi chat riêng với đồng nghiệp nữ về chuyện lý tưởng sống như khi dùng IM cá nhân.
Trong vài năm qua, chúng tôi sử dụng RTX của Tencent cho công việc văn phòng, đã phát hiện nhiều hạn chế thiết kế. Chẳng hạn: tin nhắn riêng tư gửi đến thường bị bỏ lỡ; muốn tìm ai đó thường phải “gào” trong nhóm dự án họ thường hoạt động; nhóm lập trình dần biến thành nơi trò chuyện phiếm, cùng lúc thảo luận nhiều chủ đề khiến lịch sử tin nhắn rối như canh hẹ. Từ nhiều năm trước, tôi đã suy nghĩ về sự bất hợp lý này và cho rằng cần thay đổi gốc rễ cách tiếp cận nhu cầu chat nhóm.
Quan điểm hiện tại của tôi như sau:
IM văn phòng không nên xây dựng dựa trên các nhóm trò chuyện cố định, mà nên xoay quanh hai khái niệm “thông báo” và “chủ đề thảo luận”.
Thông báo là dạng tin nhắn một người gửi đến một hoặc nhiều đối tượng nhận (có thể là cá nhân hoặc tổ chức - ví dụ: nhóm lập trình, nhóm dự án game…). Tổ chức ở đây không phải kiểu phòng chat, mà là một nhãn tag đơn giản. Người dùng sẽ theo dõi (subscribe) các tag này, thay vì phải quản lý số lượng người nghe trong phòng chat.
Chủ đề thảo luận có thể được sinh ra từ một thông báo hoặc từ một chủ đề cũ hơn. Bất kỳ tin nhắn trong thông báo hay chủ đề nào cũng có thể trở thành một chủ đề mới. Chủ đề cũng có thể được chuyển tiếp tới đối tượng khác kèm theo nội dung tin nhắn.
Giao diện người dùng nên hiển thị tất cả thông báo theo dòng thời gian duy nhất. Điều này có nghĩa: dù ai gửi đến - dù là thông báo hệ thống hay tin nhắn cá nhân - cũng tập trung tại một nơi duy nhất. Không giống RTX hiện tại chỉ nhấp nháy ở khay hệ thống hay WeChat/QQ hiện đại chỉ hiện dấu chấm đỏ ở danh bạ.
Khi bạn trả lời một thông báo, hệ thống sẽ tự động chuyển nó thành một chủ đề thảo luận. Trên dòng thời gian, các tin nhắn thuộc cùng chủ đề sẽ được nhóm lại. Dù bạn có chuyển đổi tư duy nhanh đến đâu, trong thời gian ngắn bạn cũng chỉ tập trung vào một chủ đề duy nhất. Vì vậy giao diện chỉ cần mở rộng chủ đề đó ở cửa sổ chính, chủ đề khác tự động thu gọn khi bạn chuyển đổi.
Chủ đề không phải phòng chat, mà gần giống với bài viết trên diễn đàn. Một chủ đề có thể có nhiều người tham gia (ít nhất là một lần phát ngôn), thậm chí nhiều người xem lướt. Không nên áp dụng logic phòng chat khi người dùng chỉ nhận tin từ thời điểm tham gia. Thay vào đó, khi mở một chủ đề, họ có thể xem toàn bộ lịch sử tương tự như đọc một bài đăng trên forum. Bất kỳ tin nhắn nào trong chủ đề cũng có thể được tách thành chủ đề mới, mối liên hệ với chủ đề cũ chỉ là đường dẫn tham chiếu, không cần phân cấp rõ ràng. Người dùng cũng có thể chuyển tiếp bất kỳ chủ đề hoặc tin nhắn nào chưa thành chủ đề - nếu có người bình luận, một chủ đề mới sẽ được tạo ra.
Mỗi chủ đề đều có tính thời hạn. Trong môi trường văn phòng, nếu một chủ đề im lặng trên 8 tiếng, có thể xem như đã kết thúc. Tuy nhiên, người dùng vẫn có thể xem lại hoặc tiếp tục thảo luận - khi đó sẽ tạo thành một chủ đề mới.
Miễn là việc tạo chủ đề đủ thuận tiện, dòng thời gian chính của người dùng sẽ chỉ chứa một lượng thông báo vừa phải, giúp truyền đạt thông tin hiệu quả hơn. Việc quản lý tin nhắn hàng ngày hay tìm kiếm thông tin cũ cũng dễ dàng hơn nhờ dòng thời gian rõ ràng. Không giống IM nhóm hiện tại, nội dung chat sẽ tự động được tổ chức thành các chủ đề với các thông tin đính kèm: số người tham gia, tag tổ chức liên quan, mối liên hệ với thông báo/chủ đề cha, khoảng thời gian diễn ra, các chủ đề con được sinh ra…
Ngay cả cuộc trò chuyện hai người cũng nên theo mô hình chủ đề, thay vì dồn thành một chuỗi lịch sử chat dài dằng dặc. Chủ đề không nhất thiết phải có tiêu đề rõ ràng, mà chỉ là cách tự nhiên để tập hợp thông tin.
Điểm lợi thế lớn nhất của IM văn phòng là: người dùng có tính kỷ luật cao. Dựa trên nền tảng này, mô hình tôi đề xuất hoàn toàn khả thi để triển khai và phổ biến.
Tuy nhiên, vẫn cần một số phân quyền quản lý. Các phân quyền này nên được thiết kế đơn giản, ví dụ: hạn chế người dùng đăng ký theo dõi tag quản lý cấp cao, giới hạn quyền xem các chủ đề riêng tư (như cuộc trò chuyện hai người), hoặc khóa tính năng chuyển tiếp một số chủ đề nhạy cảm. Chi tiết về cơ chế phân quyền cần được nghiên cứu kỹ hơn.